1.2.1. CONTACTOS DE CORREO ELECTRÓNICO
El Responsable de Tratamiento tratará los datos recabados a través de correo electrónico, concretamente los datos identificativos y de contacto que el usuario proporcione al ponerse en contacto con el Responsable mediante correo electrónico, así como otros datos que el usuario incluya. Además, POLAR podrá tratar la IP, sistema operativo o navegador que utiliza el usuario, e incluso la duración de la visita, de forma anónima.

Así, los datos serán tratados con las siguientes finalidades:

• Contestar consultas, solicitudes o peticiones.
• Gestionar el servicio solicitado o tramitar peticiones.
• Información por medios electrónicos, que versen sobre una solicitud.
• Mejorar la estrategia comercial.
• Enviar comunicaciones comerciales relacionadas con la actividad de POLAR y los productos y/o servicios comercializados por POLAR.

El tratamiento de datos se basa en la aceptación y consentimiento del interesado: en aquellos casos donde para realizar una solicitud sea necesario cumplimentar un formulario y hacer un “click” en el botón de enviar, la realización del mismo implicará necesariamente que el usuario ha sido informado y ha otorgado expresamente su consentimiento al tratamiento de sus datos en base a la presente política de privacidad.

Todos nuestros formularios cuentan con el símbolo * o “Requerido” en los datos obligatorios. Si el usuario no facilita esos campos, o no marca el checkbox de aceptación de la política de privacidad, no se permitirá el envío de la información.

1.2.2. CONTACTOS REDES SOCIALES
Los datos personales disponibles en los perfiles de Redes Sociales (RRSS), así como aquellos que el usuario proporcione al Responsable de Tratamiento al contactar con el mediante esta vía, serán tratados con la finalidad de:

• Contestar a consultas, solicitudes o peticiones.
• Gestionar el servicio solicitado, o tramitar una petición.
• Establecer una relación usuario-responsable, y crear una comunidad de seguidores.
• Enviar comunicaciones comerciales relacionadas con la actividad de POLAR y los productos y/o servicios comercializados por POLAR.

En este caso el tratamiento, se basa en la aceptación de una relación contractual en el entorno de la red social que corresponda, y conforme a sus políticas de Privacidad, por lo que es recomendable que el usuario consulte las mismas.

POLAR únicamente podrá consultar o dar de baja los datos de forma restringida al tener un perfil específico. Estos serán tratados tanto tiempo como el usuario lo permita mediante las distintas interacciones que cada RRSS permita. Cualquier rectificación de los datos o restricción de información o de publicaciones, el usuario debe realizarla a través de la configuración de su perfil en la propia red social.

1.2.3. DEMANDANTES DE EMPLEO/PRÁCTICAS
POLAR tratará los datos que reciba a través de correo electrónico, tanto datos identificativos y de contacto, como aquellos contenidos en el CV que el candidato adjunte, con las siguientes finalidades:

• Organización de procesos de selección para la contratación de empleados.
• Citación para entrevistas de trabajo y evaluación de candidaturas.

La base legal para el tratamiento descrito es el consentimiento inequívoco del candidato expresado vía correo electrónico, o mediante inscripción en ofertas y sitios web públicos de empleo, en los que previamente ha marcado el checkbox de aceptación de la presente Política de Privacidad.

En virtud de la política de conservación de POLAR, los datos personales serán conservados durante el plazo máximo de un año desde la recepción de su Curriculum Vitae; transcurrido el mismo, usted podrá renovar su consentimiento expreso y, en caso de no renovarlo, sus datos serán eliminados.

Asimismo, POLAR CONSULTORES podrá comunicar los datos de Curriculum Vitae a los clientes a los que fuera a ser destinado con la misma finalidad, con el fin de que el cliente evalúe la adecuación de su perfil como candidato al proyecto ofertado.

1.2.4. CLIENTES, EMPLEADOS Y PROVEEDORES
El Responsable de Tratamiento tratará los datos identificativos y de contacto que nuestros clientes, empleados y proveedores nos proporcionen con la finalidad:

• Gestionar la relación laboral con nuestros empleados: la información ampliada sobre los tratamientos derivados de la relación laboral se encuentra en el documento creado a tal efecto el cual se pone a disposición del empleado en el momento de la contratación y que podrá ser solicitado a posteriori al DPO o a RRHH en cualquier momento.
• Gestionar la relación comercial con nuestros clientes.
• Gestionar la relación comercial con nuestros proveedores.
• Ejecución de contratos de prestación de servicios: cuando la prestación de servicios implique tratamiento de datos por parte de POLAR en calidad de encargado del tratamiento dicho encargo estará regulado por el correspondiente contrato de acuerdo con el artículo 28.3 RGPD de forma que POLAR realizará los tratamientos estrictamente necesarios para la prestación de servicios en cuestión, de acuerdo con lo dispuesto en el mencionado contrato y siguiendo las instrucciones del cliente (Responsable del tratamiento).
• Gestión de servicios administrativos como: facturación, presupuestos, contratos, nóminas, etc.
• Cumplimiento de las obligaciones legales derivadas de la relación contractual.

La base legal para el tratamiento descrito es:
– Ejecución de la relación contractual.
– Interés legítimo del responsable en el mantenimiento de la relación comercial.
– Consentimiento expreso debidamente firmado cuando se trate de tratamientos accesorios.

En virtud de la política de conservación de POLAR, los datos personales serán conservados durante los plazos establecidos y legalmente exigidos, tal y como se detalla en el apartado “Conservación de Datos de carácter personal”. Transcurrido el mismo, usted podrá renovar su consentimiento expreso y, en caso de no renovarlo, sus datos serán eliminados.

Asimismo, POLAR CONSULTORES podrá comunicar los datos:

• A las entidades necesarias para el cumplimiento de la normativa Laboral derivados de la propia relación laboral según Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
• A las Mutualidades o entidades gestoras de las prestaciones económicas de la Seguridad Social colaboradoras con los mismos fines de conformidad con la Ley General de la Seguridad Social.
• A las entidades que hagan necesario el cumplimiento en materia de Prevención de Riesgos Laborales en virtud de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre de Prevención de Riesgos Laborales.
• A la Agencia Tributaria para cumplir con las Obligaciones tributarias de la entidad de conformidad a la Ley General Tributaria.
• A la Inspección de Trabajo cuando así lo solicite según la Ley 42/1997, de 14 noviembre, reguladora de la Inspección de Trabajo.
• A otras entidades o empresas que participen en la colaboración con POLAR en la gestión de trámites necesarios legales para la gestión de su relación laboral/comercial, como la gestión de viajes, seguros médicos privados, plataformas en materia de prevención de riesgos laborales según el artículo 24 de Coordinación de actividades empresariales según la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, etc.

Como norma general, el Responsable de Tratamiento sólo tratará los datos que faciliten sus titulares. En caso de recibir datos de terceros, se deberá con carácter previo, informar y solicitar su consentimiento a dichas personas, o de lo contrario POLAR quedará exento de cualquier responsabilidad por el incumplimiento de este requisito.

POLAR no tratará datos de menores de 14 años. Por tanto, cualquier persona deberá abstenerse de facilitarlos si no tiene esa edad o, en su caso, de facilitar datos de terceros que no tengan la citada edad. POLAR se exime de cualquier responsabilidad por el incumplimiento de esta previsión.

POLAR enviará comunicaciones comerciales a la dirección de correo electrónico proporcionada por cualquiera de los medios mencionados anteriormente, siempre y cuando el usuario haya otorgado su consentimiento expreso marcando el checkbox correspondiente.

El Responsable de Tratamiento almacenará la dirección de correo electrónico en sus bases de datos, y enviará informaciones comerciales periódicamente, hasta que el usuario solicite la baja o actualice sus preferencias de suscripción a nuestras listas, opción que estará disponible de cualquier comunicación.

Las finalidades de este tratamiento concreto consisten en:

• Gestionar el servicio solicitado.
• Información por medios electrónicos, que versen sobre la solicitud.
• Información comercial o de eventos por medios electrónicos, siempre que exista autorización expresa.
• Mantener la relación comercial con el usuario.
• Realizar análisis y mejoras en el envío de mailing, para mejorar la estrategia comercial.

POLAR ha adoptado un nivel óptimo de seguridad de la información, poniendo los medios y adoptando las medidas técnicas y organizativas adecuadas según el estado de la tecnología, para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado o robo de los Datos Personales.

Los datos personales de los usuarios podrán ser cedidos a:

• Agencia Estatal de la Administración Tributaria y a bancos y entidades financieras para el cobro del servicio prestado o producto adquirido; en virtud de obligación legal.
• Administraciones públicas con competencia en las distintas materias en función de la actividad del tratamiento de que se trate tal y como se menciona a lo largo de la presente política.
• Encargados del tratamiento necesarios para la prestación del servicio, quienes tendrán firmado un contrato de prestación de servicios que les obliga a mantener el mismo nivel de privacidad que el del Responsable de Tratamiento.

Asimismo, POLAR en ningún caso cederá a terceros sus datos personales para que éstos puedan enviarle directamente publicidad o información comercial.

En el caso de que alguna de las cesiones implique una transferencia internacional de datos tales transferencias estarán reguladas por las correspondientes cláusulas tipo que garanticen un nivel de seguridad equiparable al de las políticas de protección de datos europeas en materia de privacidad y seguridad de la información.

La normativa en materia de protección de datos reconoce al usuario una serie de derechos, los cuales POLAR como responsable, tiene obligación de satisfacer:

• A conocer si se están tratando sus datos o no.
• A acceder a los datos personales objeto del tratamiento.
• A solicitar la rectificación de los datos si son inexactos.
• A solicitar la supresión de los datos si ya no son necesarios para los fines para los que fueron recogidos o si retira el consentimiento otorgado.
• A solicitar la limitación del tratamiento de los datos, en algunos supuestos, en cuyo caso sólo se conservarán de acuerdo con la normativa vigente.
• A la portabilidad de los datos, que serán facilitados en un formato estructurado, de uso común o lectura mecánica; o podrán ser enviados al nuevo responsable designado. Sólo es válido en determinados supuestos.
• A presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o autoridad de control competente.
• A revocar el consentimiento para cualquier tratamiento para el que hubiera consentido, en cualquier momento.

Para facilitar el proceso, y cumplir con el principio de exactitud de los datos, si se modifica algún dato, el Responsable de Tratamiento agradece la comunicación de dicha modificación a la cuenta de correo dpo@polar-consultores.es

Para el ejercicio de los mencionados derechos, el usuario puede solicitar a POLAR mediante correo a dpo@polar-consultores.es un formulario, o usar los elaborados por la Agencia Española de Protección de Datos o terceros. Estos formularios deben ir firmados electrónicamente o ser acompañados de fotocopia del DNI; en caso de haber representación se debe adjuntar copia de DNI del usuario, o que lo firme con su firma electrónica. Los formularios pueden ser presentados presencialmente, enviados por carta o por mail a dpo@polar-consultores.es

Dependiendo del derecho ejercitado, POLAR tardará como máximo un mes en dar respuesta desde la recepción de la solicitud, y dos meses si el tema es muy complejo, caso en el cual el usuario será notificado.

Los datos personales serán mantenidos mientras el usuario siga vinculado al Responsable de Tratamiento.
Una vez se desvincule, los datos tratados para cada finalidad se mantendrán durante los plazos legalmente previstos, incluido el plazo en el que un juez o tribunal los pueda requerir atendiendo al plazo de prescripción de acciones judiciales.
Los datos tratados se mantendrán en tanto no expiren los plazos legales aludidos anteriormente, si hubiera obligación legal de mantenimiento, o de no existir ese plazo legal, hasta que el interesado solicite su supresión o revoque el consentimiento otorgado.
POLAR mantendrá toda la información y comunicaciones relativas a la prestación del servicio, mientras duren las garantías de los productos o servicios, para atender posibles reclamaciones.
Para más información sobre los plazos de conservación, se puede consultar la siguiente tabla:

 

Fichero	Documento	Conservación
Clientes	Facturas	Entre 6 y 10 años
	Presupuestos y ofertas comerciales	5 años
	Contratos	5 años
Recursos Humanos	Nóminas, TC1, TC2, etc.	Entre 4 y 6 años
	Curriculum Vitae	Hasta el fin del proceso de selección, y 1 año más con tu consentimiento
	Docs de indemnizaciones por despido. Contratos. Datos de trabajadores temporales.	4 años
	Expediente del trabajador.	Hasta 4 años tras la baja.
Marketing	Bases de datos o visitantes de la web.	Mientras dure el tratamiento.
Proveedores	Facturas	Entre 6 y 10 años
	Contratos	5 años
Control de acceso y videovigilancia	Lista de visitantes	30 días
	Vídeos	30 días bloqueo 3 años destrucción
Contabilidad	Libros y Documentos contables. Acuerdos socios y consejos de administración, estatutos de la sociedad, actas, reglamento consejo de administración y comisiones delegadas. Estados financieros, informes de auditoria Registros y documentos relacionados con subvenciones	6 años
Fiscal	Llevanza de la administración de la empresa, derechos y obligaciones relativos al pago de impuestos. Administración de pagos de dividendos y retenciones fiscales.	10 años
Seguridad y Salud	Registros Médicos de Trabajadores	5 años
Medioambiente	Información sustancias químicas o sustancialmente peligrosas	10 años
	Documentos relativos a permisos medioambientales (Mientras se lleve a cabo la actividad).	3 años tras el cierre de la actividad 10 años (prescripción delito)
	Registros sobre reciclaje o la eliminación de residuos	3 años
	Subvenciones para operaciones de limpieza debe conservar los documentos de derechos y obligaciones, recibos y pagos.	4 años
	Informes sobre accidentes	5 años
Seguros	Pólizas de seguros	6 años (regla general) 2 años (daños) 5 años (personales) 10 años (vida)
Compras	Registro todas las entregadas de bienes o prestación de servicios, adquisiciones intracomunitarias, importaciones y exportaciones a efectos de IVA.	5 años
Jurídico	Documentos Propiedad Intelectual e Industrial. Contratos y acuerdos.	5 años
	Permisos, licencias, certificados	6 años desde la fecha de expiración del permiso, licencia o certificado. 10 años (prescripción penal)
	Acuerdos de confidencialidad y de no competencia	Siempre el plazo de duración de la obligación o de la confidencialidad
LOPD	Tratamiento de datos personales, si es diferente del tratamiento notificado a la AEPD	3 años
	Datos personales de empleados almacenados en las redes, ordenadores y equipos de comunicaciones utilizados por estos, controles de acceso y sistemas de gestión/administración internos	5 años